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職務経歴書を書くときの基本的なルール

あなたのキャリアをまとめて、企業側にアピールする書類が
職務経歴書です。

この職務経歴書も、ただの情報の羅列ではなく、企業に対して、いかに魅力的で役立つ人材なのかをアピールするためには外せない書類と言えます。

ここでは書くうえで外すことのできない5つの基本ルール
紹介しますので、書き始める前に必ず読んでください。

職務経歴書の持つ意味

職務経歴書というのは、これまでのあなたのキャリアや、そこで得たスキルや知識などをまとめ、具体的にどのようなことで企業に貢献できるかをアピールする書類です。

この書類に記載されている内容が、仕事におけるあなたを最もよく表す書類であるため、企業としてもしっかりとチェックしてきますので、気合いを入れて作成をしてください。

職務経歴書を作成するにあたって、まずは採用担当者が
どのような点をチェックしているのかを知っておくべきです。

採用担当者のチェックポイント

採用担当者は以下のポイントを見てきます。

  • 求めるスキル・知識があるか?
  • 自社に貢献してくれる経験と行動力があるか?
  • 実績に具体性があるか?
  • 成長意欲を感じられるか?
  • 見やすく、かつ、わかりやすくまとめられているか?

つまり、職務経歴書ではあなたができることが、
どれだけ企業にとって価値があるのか?ということを見られるのです。

そのため、自己本位の「○○ができます」というスタンスだけでは意味がなく、
きちんと企業側のニーズに則した内容にする必要がある
のです。

企業側の視点がわかったところで、職務経歴書を書くときの基本ルールを説明します。

職務経歴書の5つの基本ルール

職務経歴書を書くときには5つのルールを覚えておいてください。
それが以下の5つです。

  • 枚数は2~3枚がベスト
  • 必ずパソコンで作成するように
  • 心意気・熱意だけではダメ
  • できる限り具体的な数字を出す
  • 文章は「コンパクト」を意識する

どれも大事なことですから、1つ1つ説明をしていきます。

枚数は2~3枚がベスト

よく「職務経歴書は1枚に収めるように!」ということが書かれた
本や情報サイトを見ますが、これは嘘。

枚数が少なすぎても、多すぎてもダメ!!

中高年のキャリアとなると1枚でまとめられるわけもないですし、
1枚しか書けないような人を企業は高く評価しません。

逆に自分をアピールしようと4枚も5枚も書いて提出してくると
今度は全てに目を通すのに手間もかかりますし、アピールしたいポイントが
ぼやけてしまって意味がありません。

ですから、職務経歴書を作るときには2~3枚に収めることがベストです!

必ずパソコンで作成するように

2~3枚の職務経歴書を書くときには
必ずパソコンで作成するようにしてください。

履歴書を含め、転職の応募書類は手書きで書かなければいけないと
思い込んでいる人もいますが、大間違い
です。

パソコンで作成した方が良い理由は、

  • 手書きで作成すると文章量が多く、負担が大きい
  • 書き損じがあった場合、修正がしやすい(修正液の使用はNGのため)
  • 他の会社への使い回しがしやすい(多少のアピールポイントの変更もしやすい)
  • 見やすく、わかりやすい書類を作成しやすい

これらの理由から必ずパソコンで作成した方が良いのです。

もちろん、それにより企業側からマイナス評価を受けることはありません。
むしろ、見やすい書類が作れてプラス評価を得られます。

心意気・熱意だけではダメ

職務経歴書に自己PR文を書けばよいと勘違いする人がいますが、
これは間違っています。

心意気や熱意ではなく、実績をアピールすべし!

「○○に対して一生懸命取り組みました」
「△△を真剣に考えてきました」

というような心意気や熱意だけを企業は求めていません。

本当に求められるのは
「結果としてどんな成果を出してきたのか?」という点です。

どれだけ熱意を書類選考で説明しても、
それを説明してくれる人はどこにもいません。

熱意や心意気は面接でアピールするようにして、
職務経歴書では実績を中心に伝えることを心がけてください。

できる限り具体的な数字を出す

過去のキャリアを書くときには、できる限り具体的な数字を入れるようにしてください。
例えば、

2000~2010年 営業第1グループ配属
【担当地域】東京・神奈川など首都圏
【取引顧客】新規率/40%、既存率/60%
【実績】
2000年/予算目標1,000万円 達成予算880万円 達成率88%
2001年/予算目標1,000万円 達成予算1,300万円 達成130%
・・・

2008年では全営業職800名のうち、3位の成績を残し、
社長賞を受賞(2005、2008、2009年も受賞)

というように具体的な数字を入れることで、あなたが生み出してきた成果をグンとイメージしやすくなり、企業にとってどれだけメリットある人材かをわかりやすく説明することができるのです。

ちなみに、これは数字情報を書くのは営業職に限らず全ての職種について言えることです。

「全6支社の管理システムを統一」「採用広告費を1/2にカット」など、
些細なことでも良いので、できる限り数字を入れるようにしてください。

文章は「コンパクト」を意識する

文章をまとめるときの注意点ですが、これは履歴書と同様に
コンパクトにまとめることを意識してください。

というのも過去のキャリアや実績を具体的に書こうとすると、1つ1つのエピソードを書こうとする人がいますが、これでは恐ろしいほどの文章量になります。

もちろん、長々と書いてもそれを隅々まで読んでくれる採用担当者はいません。
むしろ、途中で読む気をなくしてしまうのがオチです。

文章はできるだけコンパクトに!長すぎると要点がわからず、伝えたいことが伝えられない!

エピソードは面接時に話せば良いので、職務経歴書ではできるだけ要点をコンパクトにまとめて書くようにしてください。

そちらの方が確実にあなたのキャリア・貢献できることを
印象づけることができます。

この5つのポイントが職務経歴書を書くうえでは
外せないルールとなります

まとめ(外してはいけない職務経歴書のルール)

ここでは職務経歴書を書くときに必ず覚えておくべきルールを説明しました。
最後にもう一度このページで紹介したことをまとめます。

  • 職務経歴書はあなたが企業に対してどれだけ貢献できるかをアピールする書類
  • 採用担当者側の視点を常に意識して書こう
  • 枚数は2~3枚がベスト
  • パソコンで作成するように
  • 熱意ではなく実績が重要
  • 具体的な数字を入れることを忘れないで
  • 長々と書くよりもコンパクトにまとめた方が高評価

これらのルールを理解したら、
いよいよ職務経歴書を書いていく工程に進みましょう。⇒「実際に職務経歴書を書いてみよう

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